Jouw missie
Als Management Assistant ben je verantwoordelijk voor volgende taken:
* je ondersteunt de Managing Director en het directieteam op een proactieve manier (o.a. logistieke en administratieve problemen)
* je bent het eerste aanspreekpunt voor alle binnenkomende communicatie
* je bent een goede ambassadeur van de afdeling voor interne en externe contacten
* je bent verantwoordelijk voor een kwalitatief hoogstaande administratieve ondersteuning
* je filtert telefonische vragen of je lost ze op door snel en accuraat te reageren
* je maakt inhoudelijke en organisatorische voorbereidingen van meetings en bewaakt de deadlines, je zorgt er voor dat deze gehaald worden
* je beheert de agenda van het managementteam
* je plant en organiseert vergaderingen, je regelt de locatie, reisarrangementen en catering, en je houdt hierbij zorgvuldig rekening met de privé-noden van de deelnemers
* je doet bestellingen via Engie Booking Tool (bvb. reizen, hotels, seminaries, boeken, …) in lijn met het intern reisbeleid van de onderneming
* je zorgt voor een kwalitatief onthaal van bestuurders en andere bezoekers
* je wordt ingeschakeld voor het opmaken van presentaties en rapporten, brieven, mails en interne nota’s
* je stelt notulen van de team meetings op
* je zorgt ervoor dat briefwisseling en presentaties correct zijn gepresenteerd in overeenstemming met bedrijfsstandaarden en communicatie-richtlijnen (house style)
* je bewaart een goed overzicht van documenten die ondertekend dienen te worden en je bewaakt dat dit effectief gebeurt voor het verstrijken van de deadlines
* je maakt vertalingen (van het Nederlands naar het Frans en omgekeerd)
* je verzorgt de interne en externe communicatie van de Managing Director en het managementteam
* je waakt erover dat het nodige materiaal voor interne/externe meetings aanwezig is
* je onderhoudt en verzorgt contacten met externe firma’s voor de uitvoering van de bovenvermelde taken
* je bent Nederlandstalig en je hebt een zeer goede kennis van het Frans en het Engels
* je hebt een zeer goede kennis van de MS Office pakketten (Word, Excel, Powerpoint en Outlook)
* je bent een enthousiaste en efficiënte teamwerker die zonder moeite autonoom werkt
* je hebt minstens vijf jaren ervaring in een gelijkaardige functie
* je hebt het vermogen om op een gestructureerde en georganiseerde manier te werken
* je communiceert op een transparante, duidelijke manier en hanteert hierbij de nodige diplomatie
* je beschikt over een goede dosis assertiviteit
* je werkt op een gestructureerde manier, maar bent ook in staat snel te schakelen tussen verschillende taken, en dit zonder je prioriteiten en deadlines uit het oog te verliezen
* je bent klantgericht
* jouw kernwaarden zijn bedrijfsethiek en professionaliteit
* je komt terecht in een gezond, sterk groeiend en innovatief bedrijf met een duidelijke toekomstvisie en strategie
* je kan rekenen op permanente begeleiding, opleidingsmogelijkheden en doorgroeimogelijkheden binnen ENGIE en daarnaast bieden wij je ook een interessant salarispakket met diverse extralegale voordelen
* je kan genieten van een goede werk/privé balans
Jouw HR-contactpersoon
Ines Van Geert – ines.vangeert@external.engie.comof +32 471 89 05 55
Werkplaats: Slachthuislaan 23 Antwerpen
https://ift.tt/2mb7YI1
No comments:
Post a Comment