Vous êtes le point de contact unique et le support de haut niveau pour 3 membres du Comité exécutif (le Chief Marketing & Innovation, le Chief Legal et le Chief Operations & Supply Chain) au siège mondial de Bruxelles:
- Organisation de leur agenda pour les rendez-vous internationaux, planification de réunions (internationales), organisation de divers VC, réunions via skype et appels
- Vous les tenez informés de manière proactive des obligations prévus dans leurs agendas, vous assurez le suivi des points d »action dans les délais convenus. Cela implique également de hiérarchiser les besoins conflictuels.
- Coordination des communications exécutives, notamment en prenant les appels, en répondant aux e-mails et en assurant l »interface avec la haute direction et le personnel.
- Vous êtes responsable des notes de frais des membres du Comité exécutif et de certains membres de leur personnel, vous organisez les itinéraires de voyage complexes avec l »agence de voyages
- Vous préparez les réunions fonctionnelles mondiales en veillant à ce que l »agenda et les documents d »appui soient distribués à temps. Cela nécessite une coordination et une interaction hautement professionnelle avec le management global
- Vous agissez en tant que « gatekeeper » et « gateway », créant des situations win-win pour un accès direct aux membres du Comité exécutif, en démontrant l »image exécutive, sa crédibilité et sa confiance
- En tant que membre du pool Assistant, vous remplacez occasionnellement d »autres assistants et réceptionnistes en cas de vacances ou de congés maladie.
- Vous apportez votre soutien durant l »organisation d »événements tels que des meetings petit-déjeuner, des réunions du conseil d »administration, des réunions de l »équipe de direction mondiale, etc.
Mots-clés: Management Assistant, Personal Assistant, Secrétaire de Direction
- Bachelor
- Excellente maîtrise de l »anglais, français et néerlandais
- Min. 8 ans d »expérience dans le soutien aux cadres dirigeants dans un environnement international et multiculturel
- Compétences organisationnelles de première classe, aptitude à penser de manière proactive et à bien comprendre les priorités
- Très haut niveau d »intégrité, digne de confiance, capable de traiter des informations hautement confidentielles et sensibles
- Un solide esprit d »équipe, prêt à collaborer et à aider ses collègues est essentiel
- Proactif, vous prenez vos responsabilités et n »avez pas peur de vous retrousser les manches – vous apportez des solutions aux problèmes
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite, capable d »interagir avec des personnes de tous niveaux
- Très bonne connaissance de Word, PowerPoint et Excel
En plus de vous offrir l »opportunité de travailler dans un environnement stable et agréable où l »ouverture d »esprit et la bonne atmosphère priment, notre client offre un package attractif au candidat qualifié.
Delphine Castelain
02 738 02 69
http://bit.ly/2FPRy2U
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