Administratief medewerker/ster 3 – Secretariaat International Relations Office (IRMO)

• Beheer van de dossiers van visumplichtige studenten waarvoor de VUB optreedt als garant, genaamd de ‘blocked account’ procedure.
• Opvolgen van: communicatie (mails) met de studenten, dossiers in de database, aflevering van attesten, financiële transacties, uitnodigingsbrieven, verzekering …
• Logistiek verzorgen voor vergaderingen en delegaties: dagschema’s, catering, boekingen van zalen, infomappen klaarmaken, print- en copywerk, relatiegeschenken voorzien
• Bestellingen plaatsen bij interne en externe leveranciers
• Stockbeheer van de corporate- en opleidingsbrochures
• Invoeren van data in de CRM-databank
• in drukke periodes back up voor andere secretariaatstaken
• je rapporteert aan de teamleider

• Vereiste deskundigheid en /of diploma’s: Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring. Een opleiding office management is een troef. Enkele jaren werkervaring is een pluspunt.
• Je hebt zeer goede verbale en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels. Frans is een pluspunt.
• Jouw vaardigheden in het gebruik van courante pc-toepassingen (tekstverwerking, rekenblad, agendabeheer, internet,..) zijn zeer goed.
• Je kan goed omgaan met mensen; je houdt er sowieso van om met anderen samen te werken. Klantvriendelijkheid is voor jou een essentieel begrip
• Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen
• Je handelt vanuit een interculturele gevoeligheid en met kennis van interculturele communicatie

Een uitdagende functie aan de Vrije Universiteit Brussel met belangrijke verantwoordelijkheden en heel veel variatie, in een professioneel en ambitieus team.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

• een degelijke introductieperiode met ook nadien alle kansen op persoonlijke ontwikkeling via opleiding en coaching
• tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
• hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
• opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
• een uitzonderlijke verlofregeling
• kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op onze jobsite: http://www.vub.ac.be/vacatures/

Uiterste datum voor het indienen van uw kandidatuur: 15 april

De selectieproeven gaan door in de periode 20-30 april

Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief in één document zijn opgenomen.

Kenmerken

• Personeelsformatie: Patrimonium
• Aard: contract van onbepaalde duur
• Omvang: voltijds
• Benaming functie: Administratief medewerker/ster
• Hoofdeenheid: Diensten van de Rector, International Relations Office
• Gradengroep: 3
• Wijze van begeven: werving
• Startdatum: onmiddellijk

Bruno Verwee
02 629 10 72

http://bit.ly/2PdYb1w